» Wie muss eine Warteschleife sein?

Eine Telefonwarteschleife soll entspannen und gute Laune vermitteln, um die manchmal unvermeidliche Wartezeit kürzer erscheinen zu lassen. Um das Ziel trotz der eingeschränkten Tonqualität der Telefone zu erreichen, bedarf es höchster Professionalität.

Die Warteschleifenmusik muß sorgfältig ausgewählt und ihr Frequenzspektrum für Telefonzwecke optimiert sein. Die Sprecherinnen und Sprecher müssen angenehme Telefonstimmen haben und die Ausspracheregeln beherrschen, d. h. eine Sprechausbildung genossen haben. Besonders wichtig ist, daß Musik und Ansagen aufeinander abgestimmt sind, um einen harmonischen Höreindruck zu erzeugen. Alle von uns angebotenen Tonaufnahmen erfüllen die Ansprüche.

Ansagen in der Warteschleife müssen darauf abgestimmt sein, im Endlosbetrieb abgespielt zu werden. Falsch wäre es, Anrufer in der Warteschleife zu begrüßen. Denn es wirkt peinlich, wenn Sie längst mit einem Anrufer gesprochen haben, ihn zu einem Kollegen durchstellen und der Anrufer während des Wartens "Herzlich willkommen bei ..." hört - und das vielleicht sogar alle 20 Sekunden wieder.

Dagegen ist die Warteschleife ein geeignetes Medium für Werbung und Information - vorausgesetzt, die Ansagen sind nicht zu lang. Denn mit steigender Länge wächst die Wahrscheinlichkeit, daß der Anrufer nicht von Anfang an hört oder vor ihrem Ende aus der Warteschleife geholt wird. Auch soll die Warteschleife nicht für Informationen verwendet werden, die jeder Anrufer unbedingt hören muß. Solche Informationen gehören in eine automatische Begrüßung, wie sie durch Ansagegeräte, durch Software wie z. B. die Talkmaster-Zentrale oder durch entsprechende Funktionen in Cloud-PBX realisiert werden.

Abwechslung in der Warteschleife wird als angenehm empfunden. Daher sollten verschiedene Musikstücke und verschiedene Ansagen abgespielt werden. Am leichtesten läßt sich Abwechslung mit der Windows-Software Talkmaster-Warteschleife erzielen.